内定通知書完全ガイド｜意味や書き方、法的効力まで解説【作成例付き】

内定通知書は、就職活動や転職活動において重要な文書です。企業からの正式な採用意思表示であり、応募者にとっては新たなキャリアの出発点となります。

本記事では、内定通知書の意味や役割、法的効力、一般的な記載内容、送付方法などを詳しく解説します。就活生や転職希望者、企業の人事担当者にとって役立つ情報をお届けします。ぜひ最後までご覧ください。

内定通知書とは？

内定通知書は、企業が採用候補者に対して内定を正式に通知するための書類です。採用選考の結果、合格したことを伝える重要な文書となります。内定通知書には以下の3つの側面があります。

それぞれ説明します。

内定通知書は、企業が採用候補者に対して正式な採用の意思を伝える文書です。

採用予定日や職種、勤務地などの基本的な労働条件が記載された内定通知書を通じて、企業は応募者に採用の意思を明確に伝えます。口頭での内定通知とは異なり、文書として残るため、双方にとって重要な証拠となります。

内定通知書の交付に関しては、法的な義務付けはありません。そのため、発行するかどうか、また交付方法については各企業の裁量に任されています。内定通知書が交付されないからといって直接的な問題が発生するわけではありませんが、実際には多くの企業が何らかの形で内定通知を行っているのが現状です。

交付方法は企業によってさまざまです。従来は書類を郵送することが一般的でしたが、現在ではその方法が多様化しています。郵送で正式な書類を送付する企業もあれば、メールで通知を行う場合もあります。さらに、電話のみで内定通知を完結させる企業も存在します。

企業が内定通知書を送付する主な目的は以下の2点です。

内定通知書は、企業と応募者の間で正式な採用の意思を確認し合うための重要な文書であり、企業にとっては優秀な人材を確保するための戦略的なツールとしても機能します。

内定通知書とほかの採用関連書類との違い

内定通知書は他の採用関連書類と混同されやすい面があります。内定通知書と類似した書類には、採用通知書、労働条件通知書、内定承諾書がありますが、これらの書類は、似ているようで、それぞれ異なる役割を持っています。

それぞれ説明します。

採用通知書は、企業が応募者に対して選考に合格したことを一方的に通知する書類です。採用通知書は単に選考結果を伝えるだけであり、応募者の入社意思は確認されていません。

一方、内定通知書は労働契約の成立を意味する法的効力を持つ文書です。内定通知書は応募者の入社意思を確認したうえで発行されるため、労働契約が成立したとみなされる点に違いがあります。

例えば、採用通知書を受け取った応募者は、まだ他社の選考を続けられます。しかし、内定通知書を受け取った場合、法的には労働契約が成立しているため、安易に辞退するのが難しくなります。

労働条件通知書は、内定通知書とは全く異なる性質を持つ書類です。

労働条件通知書は、労働基準法で定められた法定書類であり、企業が労働者に対して労働条件を明示するために必ず交付しなければならないものです。これは、労働条件通知書が賃金、労働時間、休日など具体的な労働条件を明示することを目的としているためです。

一方、内定通知書は法的な義務はなく、企業の裁量で発行されます。これは、内定通知書が採用の意思を伝えることを主な目的としているためです。

例えば、労働条件通知書には就業場所、業務内容、労働時間、賃金などの詳細な情報が記載されます。内定通知書にはこれらの情報が含まれないことも多く、主に採用の決定と入社日程などが記載されます。

内定承諾書は、内定通知書とは逆の立場で作成される書類です。

内定承諾書は、応募者が企業からの内定を受け入れ、入社の意思を表明するために作成するのに対し、内定通知書は企業側が応募者に対して内定を通知するために発行する文書です。

応募者が内定承諾書に必要事項を記入して企業に返送すると、応募者の入社意思が正式に確認され、労働契約の成立がより確実なものとなります。内定承諾書は応募者が入社を約束する証明となり、企業にとっては内定辞退を抑制する効果もあります。

内定通知書の記載内容と書き方のポイント

内定通知書は採用プロセスにおいて重要な書類です。適切な記載内容と効果的な書き方を理解することで、企業と内定者の双方にとって有益な文書となります。

内定通知書の作成には以下の3つのポイントがあります。

それぞれ説明します。

内定通知書には、以下の11項目を記載することが推奨されます。

これらの項目を漏れなく記載することで、内定通知書の法的効力を高め、後のトラブルを防ぐことができます。特に、入社年月日や内定取り消し事由は、労働契約の重要な要素となるため、明確に記載する必要があります。

内定通知書の文面作成には、以下の7つのポイントがあります。記載すべき項目が以下のポイントをしっかり守られて書かれているか、改めて確認してみましょう。

適切な内定通知書は内定者との信頼関係を築き、スムーズな入社準備につながります。内定通知書作成には細心の注意を払い、企業の姿勢を反映させることが重要です。

以下に、内定通知書の作成例を示します。この例は一般的な形式を示していますが、各企業の方針や状況に応じて適宜調整する必要があります。

令和○年○月○日 ○○ ○○ 様 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○株式会社 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○県○○市○○1-2-3 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役 ○○ ○○ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　内定通知書 拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、下記の通り採用内定とさせていただきますので、ここにご通知申し上げます。 つきましては、同封の内定承諾書にご署名の上、○月○日までに当社〇〇部あてご返送ください。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 1. 入社予定日：令和○年○月○日 2. 勤務地：○○支社 3. 職種：総合職 なお、本内定通知書の効力は、以下の場合に失効いたします。 ・学業成績が著しく不良の場合 ・健康状態が勤務に耐えられないと判断された場合 ・履歴書等の記載内容に虚偽があった場合 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上 　 ご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。 　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人事部採用担当：○○ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　TEL：○○-○○○○-○○○○

この作成例を参考に、自社の状況に合わせて内容をカスタマイズすることで、適切な内定通知書を作成できます。内定通知書は法的な意味合いも持つ重要な文書であるため、人事部門や法務部門と相談の上、自社の方針や法的要件に沿った内容になっているか事前に確認しておきましょう。

内定通知書の送り方とポイント

内定通知書の送付方法と受け取った後の対応には、いくつかの重要なポイントがあります。企業側と内定者側の双方が適切に対応することで、スムーズな採用プロセスを実現できます。

それぞれ説明します。

内定通知書を受け取り、入社を決意した場合は、速やかに企業に内定承諾の意思を伝える必要があります。

まず、内定承諾書に必要事項を記入し、指定された期日までに返送します。返送方法は企業の指示に従いますが、一般的に郵送やメールでの提出が多いです。内定承諾書の返送と併せて、お礼状を送ることも推奨されます。お礼状では、内定を承諾する旨と入社への意気込みを簡潔に伝えます。

例えば、以下のような文面が適切です。

「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。貴社での勤務を心より楽しみにしております。入社までの期間、自己研鑽に励み、貴社の一員としてふさわしい人材となれるよう努めてまいります。」

なお、内定承諾書の返送期限が設定されている場合は、必ずその期限を守りましょう。期限に間に合わない場合は、事前に企業に連絡し、対応を相談する必要があります。

内定を辞退する決断をした場合、迅速かつ誠実な対応が求められます。まず、電話で人事担当者に直接連絡を取り、内定辞退の意思を伝えます。その際、辞退理由を簡潔に説明し、謝罪の言葉を添えるのが望ましいです。

電話での連絡後、内定辞退の旨を記した文書を送付します。文書には以下の内容を含めるとよいでしょう。

内定辞退の連絡は、企業側の採用計画に影響を与える可能性があるため、できるだけ早く行うことが望ましいです。決断したらすぐに行動に移しましょう。

知っておきたい内定通知書の法的効力

内定通知書は単なる通知文書ではなく、法的な意味合いを持つ重要な書類です。内定通知書の法的効力を正しく理解するために、3つのポイントを抑えておく必要があります。

それぞれ説明します。

内定通知書の発行は、法的には「始期付解約権留保付労働契約」の成立を意味します。この契約の特徴は以下のとおりです。

• 始期付：労働契約の効力が特定の日（通常は入社予定日）から発生する。
• 解約権留保付：一定の事由が生じた場合、企業側が契約を解除できる権利を留保している。

この法的解釈は、大日本印刷事件（最高裁判所 昭和54年7月20日）で確立されました。判決では、内定通知書の発行により労働契約が成立したとみなされ、企業は正当な理由なく一方的に内定を取り消すことはできないとされました。

企業は正当な理由なく一方的に内定を取り消すことはできません。

内定取り消しが認められるのは、以下のような「やむを得ない事由」がある場合に限られます。

安易な内定取り消しは、損害賠償請求の対象となる可能性があります。また、過去には、労働者に深刻な不利益をもたらしたとして厚生労働省による企業名公表制度の対象となる事例もありました。内定取り消しを行う際は、企業側に厳格な手続きと十分な説明責任が求められます。

一方、内定者には内定を辞退する権利があります。ただし、内定辞退は企業側の採用計画に影響を与える可能性があるため、できるだけ早い段階で連絡することが望ましいです。
内定者より辞退の連絡を受けた企業側は、以下のような対応が求められます。

内定辞退への対応は、企業の評判や将来の採用活動にも影響を与える重要な局面です。辞退者に対して冷静かつ専門的に対応することで、企業イメージを維持し、人材市場での評価を保てるでしょう。内定辞退者が出た事実を後ろ向きに捉えるのではなく、採用プロセスや労働条件の改善に活かすなど、前向きに活用する姿勢が大切です。

内定通知書が来ない場合の対処法

内定通知書が予定の時期を過ぎても届かない場合、就活生は不安を感じるかもしれません。内定通知書が来ない場合の対処法として、以下のステップを踏むことをおすすめします。

企業に直接問い合わせる際は、丁寧な言葉遣いで自身の氏名と内定日を伝え、内定通知書の到着予定について質問します。その際、改めて内定の確認と今後の予定（入社前研修や提出書類など）について確認しておくとよいでしょう。

そのほか、郵便事故や企業側の手続き遅延などの理由で内定通知書の到着が遅れている可能性も考えられます。上記のステップを参考に、落ち着いて行動しましょう。

内定通知書に関するよくある質問（Q＆A）

内定通知書について、就活生や内定者からよく寄せられる質問があります。ここでは、そうした疑問に対する回答をQ&A形式で解説します。

内定通知書は、通常、内定が出てから1〜2週間以内に届きます。

一般的には、内定者との関係を正式なものとし、他社への就職をぎたいと考える企業は多いです。そのため、速やかに内定通知書を送付する場合が多いですが、企業によって送付のタイミングは異なります。

例えば、新卒採用の場合、経団連の倫理憲章に基づき、10月1日以降に内定通知書を送付する企業が多いです。一方、中途採用の場合は、内定後すぐに送付されるのが一般的です。内定通知書が予定の時期を過ぎても届かない場合は、内定通知書が来ない場合の対処を参考に、ステップを踏んで対応してみてください。

内定通知書の再発行は、多くの場合可能です。内定通知書は重要な書類であり、紛失や破損した場合に備えて企業側でも記録を保管していると考えられるためです。

再発行を申請する際は、以下の手順を踏むとよいでしょう。

再発行には時間がかかる場合もあるため、必要な場合はできるだけ早めに申請しましょう。

管理が行き届いていないために紛失や破損した場合は、信用問題に関わる可能性があります。受け取った内定通知書の管理には十分注意を払い、再発行の手間を避けることが望ましいです。

内定通知書の返信期限の延長は、企業との交渉次第で可能な場合があります。

無制限に延長できるわけではありませんが、企業側も優秀な人材を確保したいと考えており、合理的な理由があれば柔軟に対応してくれるでしょう。

返信期限の延長を希望する場合は、以下の手順を踏むとよいでしょう。

企業側の事情もあるため、延長が認められない場合もあります。その場合は、期限内に決断を下すか、丁寧に辞退の意思を伝える必要があります。

内定通知書に記載された労働条件の変更は、原則として難しいです。

なぜなら、内定通知書は労働契約の一種とみなされ、記載された条件で合意したものと解釈されるからです。ただし、企業との交渉によっては、一部の条件変更が認められる可能性もあります。

例えば、以下のような場合に条件変更の余地があるかもしれません。

内定者の労働条件変更は、企業側の人材採用や人員配置の計画に影響が生じる可能性があります。できるだけ早く企業に相談し、理由を明確に説明しましょう。

また、基本的には大幅な労働変更は難しいと理解したうえで、内定承諾前に条件をよく確認する必要があります。

まとめ

本記事では、内定通知書の意味、法的効力、記載内容、送付方法などについて詳しく解説しました。

適切に作成された内定通知書は、入社後のミスマッチを防ぎ、スムーズな人材確保と定着に影響します。また、法的な観点からも、内定取り消しや労働条件の変更などのリスクを軽減するために重要です。内定通知書は単なる形式的な書類ではなく、労働契約の基礎となる重要な文書です。内定者と企業の双方の権利と義務を明確にする役割を担っています。

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